Het basisprincipe is dat de datum van de jaarlijkse vakantie in gemeen overleg tussen werkgever en werknemer wordt overeengekomen.

Dit overleg kan zich echter op verschillende niveaus situeren :

1. Vooreerst kan het Paritair Comité, uiterlijk op 31 december van het jaar dat datgene voorafgaat waarin de vakantie moet worden genomen, de vakantieperiode vastleggen.
2. Indien in het Paritair Comité ter zake geen beslissing genomen werd, is de ondernemingsraad bevoegd.
3. Bij ontstentenis van ondernemingsraad of indien de ondernemingsraad geen beslissing genomen heeft, mogen de regelingen op het vlak van de onderneming getroffen worden tussen de werkgever en de syndicale delegatie of, bij ontstentenis daarvan, met de werknemers.
4. Indien op deze verschillende vlakken geen beslissing wordt genomen, worden de regelingen getroffen bij individueel akkoord tussen de werkgever en de werknemer.

Indien niet tot een overeenstemming kan worden gekomen omtrent de datum van de vakantie en de verdeling ervan, wordt het geschil beslecht voor de arbeidsrechtbanken.

De werknemer die zonder het akkoord van zijn werkgever, beslist zijn verlof uit te putten, is onwettig afwezig en zulks kan eventueel leiden tot ontslag.

De vakantiereglementering voorziet in een aantal criteria voor de vaststelling van vakantiedata en –spreiding. De regels zijn de volgende:

1. De vakantie moet worden toegekend binnen 12 maanden die op het einde van het vakantiedienstjaar volgen.
2. Wanneer het om gezinshoofden gaat wordt de vakantie bij voorkeur toegekend tijdens de schoolvakantie.
3. Een ononderbroken vakantieperiode van 1 week moet in elk geval worden toegekend.
4. Tenzij andersluidend verzoek van de betrokkenen bedraagt de vakantie gedurende de periode van 1/5 tot 31/10 drie opeenvolgende weken voor de werknemers die geen 18 jaar zijn op 31 december van het vakantiedienstjaar en twee opeenvolgende weken voor de andere werknemers.
5. De overige vakantiedagen worden genomen naar gelang van de werkverdeling in de onderneming en in akkoord met de werkgever.
6. Strikt genomen mag de vakantie niet bij halve dagen genomen worden tenzij wanneer het halve dagen vakantie betreft die aangevuld worden met een halve dag gewone inactiviteit of voor opname in halve dagen van 3 verlofdagen van de 4e vakantieweek. De werkgever kan zich echter hiertegen verzetten in het kader van de arbeidsorganisatie.